Концепция.

Взяв свое начало в 50-х г.г. ХХ века, с военной отрасли США, теория управление проектами очень быстро становится актуальной во всех сферах бизнеса и отраслях экономики по всему миру. С каждым годом, практическая ценность теории управления проектами, находит все больше и больше возможностей своей реализации. Она применима и эффективна практически в любой области, без ограничений по масштабам компаний или используемым методикам ведения бизнеса.

В зависимости от того ведется ли уже в компании проектная деятельность или она еще пока только планируется и формируется, подходить к управлению проектами можно двумя способами.

Первый подход, удобен для компаний, которые только начинают вести проекты и управлять ими. Он базируется на выработке сначала общей концепции управления проектами, а потом расписания ее до уровня управления отдельными проектами в компании, которые все вместе будут составлять портфель проектов компании и управляться на корпоративном уровне.

Второй способ, возможен, если в компании уже ведутся некоторые проекты с применением знаний из области управления проектами, например, есть квалифицированные или сертифицированные специалисты по управлению проектами, которые ведут проекты, или формализация процессов управления проектами началась с создания Проектного офиса. В таком случае общая концепция управления проектами формируется через формализацию, упорядочивание и описание сначала отдельных проектов, а потом расширения рамок проектного подхода на другие проекты и только после этого описания общей концепции.

Концепция управления проектами

Основная суть этой концепции состоит в том, чтобы рассматривать управление проектами как командную работу с целью объединения усилий для достижения всех целей проекта в установленные сроки, согласно бюджету, и с необходимыми параметрами качества.

Другими словами это «правильное» управление проектами, которое применимо как к небольшим и единичным, так к масштабным и длительным проектам.

Если проектов становится больше, концепция разрастается. Рамки некоторых проектов пересекаются между собой, одни и те же исполнители, планируются как ресурс по нескольким проектам, и одного индивидуального управления проектами становится недостаточно. Тогда концепция управления проектами формализуется в виде концепции корпоративной системы управления проектами.  

Более детально концепция управления проектами описана здесь.

Концепция корпоративной системы управления проектами

Ее суть – объединить все проекты компании в один или несколько управляемых портфелей проектов и обеспечивать управление ими. Для управления портфелем проектов или несколькими отдельными масштабными проектами может быть создан Проектный офис. Если команда управленцев, которая войдет в состав Проектного офиса, достаточно опытна и квалифицированна, то она может сосредоточить на себе подготовку, разработку и внедрение проектной методологии, стандартов, регламентов и шаблонов, а также интеграцию всех проектов с помощью информационной системы. Если же требуются новые идейные вливания и четкий алгоритм работы по разработке КСУП, эффективно привлекать специалистов из профильных консалтинговых компаний. Из нашего опыта, такие специалисты имеют более расширенные практические навыки, из-за постоянного участия в проектах, а также актуализации своих знаний на разных профессиональных мероприятиях.

Актуальность концепции управления проектами.

Потребность организации в улучшении деятельности и повышении ее способности управлять проектами, можно определить, честно ответив на ряд фундаментальных вопросов, касающихся каждой отдельной организации:

• Ведутся ли проекты в вашей компании?
• Изменяется ли их количество и сложность со временем?
• Поддерживает ли каждый проект принятую корпоративную стратегию вашей компании?
• Часто ли происходят срывы сроков и существенны ли превышения бюджета проектов?
• Четко ли сформированы цели ваших проектов и достигаются ли они в полном объеме в результате выполнения проектов?
• Ведется ли анализ по выполненным проектам? Формируется ли собственная База знаний?
• Сможет ли компания, не внося никаких изменений в существующую систему управления проектами, увеличить поток успешных проектов или качественно улучшить их ведение?

Если ответы на указанные вопросы являются утвердительными, способность компании управлять проектами, можно оценить как исключительно высокую. Если нет — вашей компании необходимы различные улучшения в области управления проектами. Возможными областями деятельности, в которых необходимы улучшения, могут быть:

• корпоративная стратегия в области управления проектами, упорядоченные и описанные бизнес-процессы, информационная система, корпоративный стандарт и другие средства и методы управления проектами;
• знания, опыт и профессиональные навыки персонала;
• назначение и распределение ролей и функциональной ответственности;
•или создание Проектного офиса, который включает в себя все выше перечисленные процессы.
Преимущества проектного подхода в управлении.

Выбор подхода в управлении бизнесом компании, всегда сохраняется за ее собственниками и ТОП-менеджментом. Поэтому чтобы более правильно определить, как будут достигаться стратегические цели компании, какой подход будет основополагающим при принятии важных решений, наша компания готова предоставить дополнительные консультации на любом из этапов внедрения проектного подхода: от начала формирования общего замысла, до полного внедрения и обучения сотрудников новым принципам работы.

Преимущества проектного подхода:

• повышение гибкости и адаптивности компании к окружающей среде, за счет ведения и управления отдельными проектами
• увеличение прозрачности ведения бизнеса на разных уровнях управления
• продляет до бесконечности жизненный цикл компании, за счет постоянного обновления портфеля проектов
• возможность оптимизации деятельности компании, соответственно с достигаемыми результатами и получаемыми выгодами от тех или иных реализованных проектов
• применение мирового опыта в управлении проектами и возможность за счет этого открывать в рамках компании новые направления и осваивать новые виды деятельности
• применение передовых технологий, методологий и знаний, в рамках отдельных проектов зависимо от их целей
• увеличение контролируемости бизнеса, возможность планировать и опережать риски и управлять ими
• возможность более четко ставить задачи персоналу и оценивать результаты их работы, соотносимо с целями и результатами проектов
• повышает степень контроля затрат в компании, за счет их более детального предварительного планирования
• дает возможность накапливать опыт и создавать свою Базу знаний в компании.

Чтобы получить максимальные выгоды от применения концепции управления на основе проектов, компания TechExpert рекомендует использовать системный подход, используя инструменты управления проектами на всех уровнях. Ведь очень часто, начиная внедрение корпоративной системы управления проектами по частям, на разных уровнях, теряется общий смысл и прозрачность целей системы, что и приводит к постепенному затуханию всего процесса внедрения. Очень важно не потерять время, когда сотрудники компании готовы взаимодействовать или как минимум, когда они открыты для восприятия новой информации. Ведь результаты всегда зависят от участников.

Преимущества внедрения корпоративной системы управления проектами для разных уровней стейкхолдеров (заинтересованных лиц):

Для собственников бизнеса и руководители компаний:

• Единая методология и стандарт по управлению проектами в компании
• Моделирование и анализ портфеля проектов
• Повышение рентабельности проектов
• Повышение эффективности бизнеса и его конкурентоспособности.

Для руководителей (менеджеров) проектов:

• Повышение числа успешно завершаемых проектов
• Прозрачность отчетности для владельцев и руководства компании
• Планирование и управление проектами с учетом других проектов компании
• Возможность получить нужную информацию по проектам в нужное время
• Эффективное использование ресурсов компании и совместная работа команды над проектами
• Возможность адекватной оценки персонала компании и применения индивидуальных методов мотивации
• Упорядочивание бизнес-процессов и налаживание проектного документооборота
• Формирование собственной Базы знаний по управлению проектами и использование ее для более успешного управления проектами.

Для исполнителей задач проектов и членов рабочих групп, а также подрядных организаций:

• Повышение прозрачности и четкости получаемых задач
• Однозначное понимание запланированных результатов работы и критериев их оценки
• Возрастание эффективности самоорганизации
• Возможность дополнительной моральной и материальной мотивации.